Toda empresa tem mais pedidos do que gente para atender. A área de manutenção quer uma melhoria, o comercial quer um relatório novo, a diretoria quer um projeto estratégico, e todos dizem que é urgente. Sem um critério, entra primeiro o pedido de quem fala mais alto. A matriz GUT existe para trocar essa disputa por uma nota.
O que é a matriz GUT
A matriz GUT é uma ferramenta de priorização que avalia cada problema ou demanda por três critérios — Gravidade, Urgência e Tendência —, cada um com nota de 1 a 5. As três notas são multiplicadas, e o resultado, de 1 a 125, ordena a fila: quanto maior a nota, antes a demanda deve ser tratada.
A força dela está na simplicidade. Não exige software nem estatística, e obriga quem pede a explicar o impacto do pedido, em vez de só dizer que é importante.
Os três critérios
- Gravidade: o tamanho do impacto se nada for feito. Afeta pessoas, resultados, clientes, a segurança?
- Urgência: quanto tempo há para agir antes de o dano acontecer. É para hoje ou pode esperar meses?
- Tendência: o que acontece se a situação for deixada como está. Piora rápido, piora devagar ou fica estável?
| Nota | Gravidade | Urgência | Tendência |
|---|---|---|---|
| 5 | Extremamente grave | Ação imediata | Piora rapidamente |
| 4 | Muito grave | Com alguma urgência | Piora em pouco tempo |
| 3 | Grave | O mais cedo possível | Piora no médio prazo |
| 2 | Pouco grave | Pode esperar um pouco | Piora no longo prazo |
| 1 | Sem gravidade | Não tem pressa | Não vai piorar |
O ideal é a empresa escrever o que cada nota significa no seu contexto. "Muito grave" para uma indústria pode ser "parar uma linha de produção"; para uma empresa de software, "um cliente sem acessar o sistema".
Como calcular, passo a passo
- Liste as demandas num lugar só, com uma descrição curta do problema que cada uma resolve.
- Dê as três notas em grupo, com quem conhece o impacto (a área solicitante) e quem conhece o esforço (quem vai executar).
- Multiplique G × U × T para cada demanda.
- Ordene da maior para a menor nota.
- Defina o corte: até onde a capacidade do time alcança neste ciclo. O que fica abaixo do corte volta para a fila, com a nota registrada.
Um exemplo calculado
Três pedidos chegaram ao mesmo tempo para o time de TI de uma distribuidora:
| Demanda | G | U | T | GUT |
|---|---|---|---|---|
| Faturamento emitindo notas com erro | 5 | 5 | 4 | 100 |
| Servidor de arquivos sem backup | 5 | 3 | 4 | 60 |
| Novo relatório pedido pela diretoria | 3 | 2 | 2 | 12 |
O erro no faturamento vem primeiro: é grave, é para já e vai piorar a cada nota emitida. O backup vem logo depois: a urgência é menor, mas a gravidade e a tendência são altas. O relatório, embora pedido pela diretoria, pode esperar o próximo ciclo, e agora existe um número para explicar por quê.
Erros comuns
- Dar nota sozinho. Quem pede tende a dar 5 em tudo. A nota em grupo equilibra.
- Não definir as notas. Sem dizer o que é "muito grave" na empresa, cada pessoa usa a própria régua.
- Calcular uma vez e esquecer. A tendência muda; a nota tem de ser revista.
- Usar só a GUT. Ela mede o problema, não o esforço nem o alinhamento com a estratégia. Combine com uma análise de elegibilidade: a demanda faz sentido para a empresa agora?
Da nota ao portfólio
Num PMO, a matriz GUT funciona melhor como filtro de entrada: toda demanda passa por ela antes de virar projeto, e a nota fica registrada junto com a origem do pedido. Assim, quando alguém pergunta por que o projeto dele não começou, a resposta está na tela.
No ProjeTeam Projetos, o funil de demandas calcula o GUT Score automaticamente, de 1 a 125, e as demandas elegíveis viram projeto com um clique, levando junto o histórico. Para quem estrutura um PMO, a página de software de PMO mostra o caminho completo, da priorização ao painel da diretoria.
